Sosiaalihuollon palvelunantaja tekee käyttöönoton valmistelut yhteistyössä tietojärjestelmätoimittajansa kanssa.
Perehdy ja suunnittele projekti
Palvelunantajan kannattaa suunnitella käyttöönottoprojekti huolellisesti yhdessä tietojärjestelmätoimittajansa kanssa. Projektin suunnittelu ja toteutus on helpompaa, kun palvelunantaja perehtyy käyttöönottoa tukevaan materiaaliin ja ohjeisiin. Perehtyminen ja tiedon ylläpito ovat keskeisiä tehtäviä koko projektin ajan.
Käyttöönottoprojektin toteutuksen tueksi palvelunantajan kannattaa laatia
- projektisuunnitelma, jossa huomioidaan sekä toimintatapojen uudistaminen että tekninen valmistautuminen
- henkilöstön koulutussuunnitelma, johon on kuvattu koulutuksen sisältö ja toteutus
- viestintäsuunnitelma, jossa huomioidaan projektin sisäinen viestintä, viestintä organisaation henkilöstölle sekä kansalaisviestintä Kanta-palveluiden käyttöönotosta ja asiakastietojen sähköisestä käsittelystä organisaatiossa
Esimerkkidokumentit ovat tuottaneet Vaasan sosiaali- ja terveystoimi sekä Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri (Eksote), joissa Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönottoa pilotoitiin ensimmäisenä. Materiaali on vuosilta 2017–2019.
Tehtävätaulukot resurssi- ja projektisuunnittelun tukena
Kun palvelunantaja on tehnyt päätöksen Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönotosta, täytyy siihen varata tarpeeksi sekä taloudellisia että henkilöstöresursseja. Useat palvelun käyttöön ottaneet organisaatiot ovat korostaneet, että se on tärkeää projektin onnistumisen kannalta.
Resurssi- ja projektisuunnitelman tukena kannattaa hyödyntää käyttöönoton tehtäviä kuvaavia taulukoita:
- Käyttöönoton tehtävät yksityiselle sosiaalihuollolle (xls)
- Käyttöönoton tehtävät julkiselle sosiaalihuollolle (xls)
Kartoita asiakirjahallinnon nykytila
Käyttöönottoprojektin alussa palvelunantaja kartoittaa, miten sosiaalihuollon palvelut on organisoitu ja millaisia asiakirjoja palveluissa kulloinkin muodostuu. Palvelunantajan sosiaalihuollon palvelujäsennystä ja kirjaamiskäytäntöjä verrataan kansalliseen sosiaalipalvelujen luokitukseen ja asiakirjamäärittelyihin.
Palvelunantajan pitää tunnistaa, mitä asiakirjoja organisaatiossa muodostuu ja millaisia muutoksia kansallisesti määrittelyjen asiakasasiakirjojen käyttöönotto toiminnassa edellyttää. Samalla selvitetään, miten asiakirjat ryhmittyvät sosiaalihuollon palvelutehtäviin, ja mihin eri tietojärjestelmiin tietoja tallennetaan. Tämä tunnistamistyö kannattaa dokumentoida.
Sosiaalihuollon kansalliset asiakirjat ja asiakirjarakenteet löytyvät Sosmeta-palvelusta (sosmeta.thl.fi).