Näin otat Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöön

Kantaa on mahdollista käyttää sertifioidulla järjestelmällä. Jos käyttämääsi järjestelmää ei ole sertifioitu, tiedustele liittymismahdollisuuksia tietojärjestelmätoimittajaltasi. Näet Kannan kanssa yhteensopivat järjestelmät Valviran sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmärekisteristä (valvira.fi).

Jos käytössäsi ei ole Kannan kanssa yhteensopivaa tietojärjestelmää, hanki järjestelmä, joka palvelee tarpeitasi parhaiten. Jos palvelunantaja toimii osana yritysketjua, se voi liittyä Kantaan pääliittyjän järjestelmällä. Tätä kutsutaan yhteisliittymiseksi.

Ostopalveluja tuottavien yksityisten palvelunantajien on myös mahdollista käyttää Kanta-palveluja hyvinvointialueen järjestelmällä, jolloin omaa järjestelmää ei tarvita. Tätä kutsutaan rinnakkaisliittymiseksi. Keskustele tässä tilanteessa hyvinvointialueen kanssa.

Sosiaalihuollon asiakastietovarannon voi ottaa käyttöön eri tietojärjestelmäprofiileilla: 

• asiakastietojärjestelmällä, joka tukee asiakastietolain Kanta-palveluihin liittymisvelvoitteen mukaisia toiminnallisuuksia (suositus)
• asiakastietojärjestelmällä, joka tukee 2. vaiheen toiminnallisuuksia.

Palvelun käytön voi aloittaa 2. vaiheen mukaisella tietojärjestelmällä siihen asti, kun asiakastietolain liittymisvelvoite tulee voimaan. 

Lue lisää

Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönotto edellyttää, että organisaation palvelutoiminta, asiakastietojärjestelmä ja valtakunnalliset määritykset sovitetaan yhteen. Tämän vuoksi on tärkeää tunnistaa 

• mitä sosiaalipalveluja tuotetaan ja mihin palvelutehtävään ne kuuluvat
• mitä valtakunnallisesti määriteltyjä sosiaalihuollon asiakirjoja jatkossa käytetään
• kenen rekisteriin tiedot täytyy tallentaa (hyvinvointialue vai yksityinen palvelunantaja).

Jos tuotat ostopalveluja, kannattaa edellä kuvattuja asioita selvittää yhdessä palvelun ostajan kanssa. Esimerkiksi hyvinvointialueiden täytyy ohjeistaa yksityisiä palveluntuottajiaan asiakastietojen kirjaamisessa. 

Lisäksi ostopalveluissa syntyvien asiakastietojen käsittelyä varten täytyy molemmilla osapuolilla olla käytössään rekisterinkäyttöoikeus-toiminnallisuus.

Seuraa käyttöönoton etenemistä

Voit hyödyntää projektin suunnittelussa ja etenemisen seurannassa Käyttöönottoprosessin seurantataulukkoa (xls).

Tietojärjestelmätoimittajasi tukee ja neuvoo Kanta-palvelun käyttöönotossa erityisesti järjestelmään liittyvissä asioissa, mutta osa järjestelmätoimittajista ohjaa asiakkaitaan koko käyttöönoton ajan. Järjestelmätoimittaja kouluttaa järjestelmän käytöstä ja vastaa usein monista teknisistä toimenpiteistä, kuten liityntäpisteen toteuttamisesta palvelunantajan ja Kanta-palvelujen välillä.

Kelan Kanta-palveluilta saat tukea käyttöönoton ohjaustunneilta. Lisäksi Kela kouluttaa Kanta-palvelujen toimintamalleista ja -tavoista yhdessä THL:n kanssa. Jos sinulla on kysyttävää käyttöönotoista, voit lähettää sähköpostia osoitteeseen kanta@kanta.fi.

THL vastaa Kanta-palvelujen käyttöä ohjaavien toimintamallien ja -tapojen laatimisesta. Lisäksi THL ohjeistaa yhtenäisistä kirjaamisen käytännöistä sekä sosiaali- ja terveydenhuollon omavalvonnasta, kuten tietoturvasuunnitelman laatimisesta.

Voit ilmoittautua käyttöönottoon sopivaksi katsomanasi ajankohtana. 

Kela järjestää säännöllisesti lyhyitä ohjaustunteja, joille voit tulla esittämään käyttöönottoon liittyviä kysymyksiä. Ohjaustunneille ei tarvitse ilmoittautua etukäteen.

Kannan käyttöönotto vaatii usein toimintatapojen ja kirjaamisen käytänteiden muutosta. Selvitä henkilöstön koulutustarve ja varmista riittävät henkilöstöresurssit muutoksen toteuttamiseen.

Toimintatavat

Kanta-palvelujen verkkokouluissa henkilöstö voi opiskella toimintatapoja joustavasti omassa tahdissaan. Verkkokoulut ovat ilmaisia, ja niiden käymisestä saa todistuksen.

Kirjaaminen

Kanta-palvelujen käyttö edellyttää, että asiakastiedot kirjataan rakenteisessa muodossa. Rakenteiseen kirjaamiseen siirtyminen edellyttää suunnittelua ja koulutusta. 

Tietosuoja- ja tietoturvakäytännöt kuntoon

Jotta voit aloittaa Kanta-palvelujen käytön, sinulla tai yritykselläsi täytyy olla ajantasainen ja dokumentoitu tietoturvasuunnitelma. Laadi tietoturvasuunnitelma hyvissä ajoin ennen Kanta-palvelujen käyttäjäksi liittymistä.

Käyttöoikeuksien määrittely henkilöstölle

Palvelunantajan täytyy määritellä järjestelmiinsä käyttöoikeudet kaikille niille työntekijöilleen, jotka käsittelevät työssään asiakastietoja. Käyttöoikeudet täytyy määritellä kullekin työntekijälle siten, että hänellä on pääsy vain niihin asiakastietoihin, jotka ovat välttämättömiä työtehtävien suorittamiseksi.

Varmennekorttien hankinta

Kanta-palvelujen käyttö edellyttää vahvaa sähköistä tunnistautumista. Varmista, että henkilöstölläsi ja tarvittaessa muilla henkilöillä on varmennekortit, joilla he tunnistautuvat järjestelmiin ja allekirjoittavat asiakirjat sähköisesti.

Hakemuksessa

• ilmoitat palvelun käytössä tarvittavat hallinnolliset tiedot
• ilmoitat järjestelmän ja liityntäpisteen tiedot, jotka saat järjestelmätoimittajaltasi
• ilmoitat yhteyshenkilönne  
• hyväksyt Sosiaalihuollon asiakastietovarannon palvelukuvauksen.

Lisäksi hyväksyt Kanta-palvelujen yleiset toimitusehdot ja allekirjoitat sitoumuksen Kanta-palvelujen asiakkuuteen, jos kyseessä on ensimmäinen Kanta-palvelun käyttöönottosi.

Kun hakemuksesi palvelun käyttäjäksi on hyväksytty, saat siitä ilmoituksen sähköpostitse. Ilmoitus sisältää myös Arkistonhoitajan käyttöliittymän kirjautumisosoitteen. Lähetämme ilmoituksen Ekstranetissä ilmoittamallesi hallinnolliselle yhteyshenkilölle ja hallinnolliseen sähköpostiosoitteeseen.

Voit tehdä käyttöönottokokeen heti, kun hakemuksesi on hyväksytty. 

Lue lisää