Åtkomsträtten till register i Kanta-tjänsterna underlättar behandlingen av klientuppgifter när en serviceanordnare köper socialservice hos en annan tjänstetillhandahållare. Åtkomsträtten gör det till exempel möjligt för socialarbetare inom välfärdsområdet och anställda hos tjänsteproducenter att i sina egna klientdatasystem se uppgifter som har registrerats av anställda hos den andra aktören.
Dessutom kan tjänsteproducenten föra in de uppgifter som uppkommit vid produktionen av tjänsten direkt i serviceanordnarens register i Kanta-tjänsterna, där de är lätt åtkomliga. Det sparar tid och kostnader.
Enligt lagen ska socialvårdshandlingar som producerats inom ramen för köpta tjänster arkiveras i serviceanordnarens klientregister i strukturerad form. Detta gäller även tjänster som ordnas med servicesedlar.
Utnyttjande av åtkomsträtten till register
Åtkomsträtten till register kan utnyttjas när både serviceanordnaren och tjänsteproducenten har anslutit sig till Socialvårdens klientdatalager och bådas klientdatasystem innehåller funktionen Åtkomsträtt till register. Parterna behöver inte använda samma klientdatasystem.
En serviceanordnare inom socialvården ska i klientens klientrelationshandling föra in uppgifter om vilken enhet hos tjänsteproducenten som producerar servicen och när kundrelationen hos serviceenheten börjar. Därefter har tjänsteproducenten rätt att använda serviceanordnarens register för skötseln av klientrelationen.
Medan åtkomsträtten till registret är i kraft kan en anställd hos tjänsteproducenten
- söka och läsa de uppgifter i serviceanordnarens register som hen har åtkomsträtt till
- lagra uppgifter direkt i serviceanordnarens register i Socialvårdens klientdatalager.
En anställd hos en serviceanordnare kan söka och läsa klientuppgifter efter det att tjänsteproducenten har sparat uppgifterna i Kanta-tjänsterna.
När klientens tjänst upphör, antecknar serviceanordnaren detta i klientrelationshandlingen. Härvid upphör tjänsteproducentens åtkomsträtt till anordnarens register. De klientuppgifter som tjänsteproducenten sparar i Kanta-tjänsterna står därefter endast till serviceanordnarens förfogande.
Omfattande åtkomsträtt är specialfall i fråga om åtkomsträtten till register, där en tjänsteproducent inom socialvården sköter uppgifter som serviceanordnaren ansvarar för och som gäller hantering av kundrelationer, ärenden och klienthandlingar.
För närvarande är omfattande åtkomsträtt till register i bruk inom skyddshemstjänster. Institutet för hälsa och välfärd (THL) är personuppgiftsansvarig för uppgifter som uppkommer inom skyddshemstjänster, men skyddshemmen sköter också enligt särskild överenskommelse serviceanordnarens uppgifter med hjälp av omfattande åtkomsträtt till register.
Så här börjar du utnyttja åtkomsträtten till register
Om din organisation ännu inte har anslutit sig till Kanta-tjänsterna, läs anvisningarna för införande av Socialvårdens klientdatalager och inför tjänsten. Du kan införa funktionen för åtkomsträtt till register samtidigt med tjänsten.
Gör så här om du redan har anslutit dig till Socialvårdens klientdatalager och vill börja utnyttja åtkomsträtten till register:
Kontakta din informationssystemleverantör och försäkra dig om att åtkomsträtten till register kan användas i ditt klientdatasystem.
Se till att även den andra parten i samband med köpta tjänster (serviceanordnaren eller tjänsteproducenten) är beredd att börja utnyttja åtkomsträtten till register.
Gör ett ibruktagningsprov tillsammans med den andra parten i samband med köpta tjänster och informationssystemleverantörerna innan användningen inleds. Provet utförs med ett testfall vid en tidpunkt som man kommer överens om på förhand.
Ibruktagningsprov ska utföras när åtkomsträtt till register för första gången införs i en viss kombination av klientdatasystem. I andra fall är det tillrådligt. Det är serviceanordnarens ansvar att se till att de ibruktagningsprov som behövs har utförts.
Rapportera om ett framgångsrikt genomfört ibruktagningsprov till FPA tillsammans med den andra parten i samband med köpta tjänster.