Införandet av Kanta-tjänsterna är en gemensam insats inom socialvården – vilka är nycklarna till framgång?
Införandet av Kanta-tjänsterna inom socialvården förbättrar behandlingen av och tillgången till klientuppgifter. Nyckelfaktorer för ett lyckat införande är att informationssystemen certifieras i god tid, att samarbetet mellan offentliga och privata tjänstetillhandahållare fungerar och att yrkespersonerna inskolas.
Skyldigheten för aktörerna inom socialvården att ansluta sig till Kanta-tjänsterna närmar sig. Det är bara ett och ett halvt år kvar av tidsfristen, men tjänstetillhandahållarna och informationssystemleverantörerna har fortfarande mycket att göra. Samtidigt riktas ett stort spartryck mot välfärdsområdena, vilket kan locka till att skjuta upp stora investeringar till sista minuten. Genom att satsa på förändringen inom informationshanteringen nu kan man säkerställa ett kontrollerat och smidigt införande. Därför är det nu särskilt viktigt att alla håller sig till den tidsfrist som anges i lag.
Illustrationsbild.
Införandet av Kanta-tjänsterna är ett viktigt steg för tjänstetillhandahållarna, yrkespersonerna, informationssystemutvecklarna och klienterna inom socialvården. Det förbättrar behandlingen av och tillgången till klientuppgifter, vilket gör det möjligt för yrkespersonerna att erbjuda sina klienter bättre och mer inriktade tjänster. Dessutom kan data som lagrats i Kanta utnyttjas som stöd för beslutsfattandet och för att utveckla socialservicen både inom välfärdsområdena och på riksnivå. På så sätt blir det viktiga arbete som utförs inom socialvården synligt för beslutsfattarna.
Införandet medför nya krav på såväl klientdatasystemen som dokumentationen och arbetssätten. Ett lyckat införande kräver en delad vision och samarbete.
Så här hjälper du din organisation och dina partner nå målet:
- Tjänstetillhandahållarna inom socialvården använder ett kravenligt system i god tid innan tidsfristen enligt lag löper ut.
- De offentliga och privata tjänstetillhandahållarna inom socialvården har ett tätt och fungerande samarbete.
- Yrkespersonerna har fått utbildning i strukturerad dokumentation och användningen av Kanta-tjänsterna.
Systemen i ordning i god tid
För att införandet ska lyckas är det kritiskt att tjänsteleverantörerna har tillgång till ett klientdatasystem som uppfyller kraven enligt lag i god tid innan tidsfristen för anslutningen löper ut. När förberedelsetiden är tillräcklig kan tjänstetillhandahållarna införa Kanta-tjänsterna kontrollerat och lära sig utnyttja informationssystemets egenskaper på bästa möjliga sätt. Förberedelserna för införandet tar i allmänhet från ett halvt år till ett år beroende på tjänstetillhandahållarens utgångsläge.
Informationssystemleverantörerna har en stor roll när det gäller för deras kunder att hålla sig till tidsplanen för införandet. Därför måste systemet certifieras och Kanta-kompatibiliteten säkerställas så fort som möjligt. FPA stöder systemleverantörerna för att målet ska kunna nås.
Systembyten är också en utmaning för den riksomfattande statistikföringen och informationsledningen. För att de statistiska uppgifterna ska vara tillförlitliga och jämförbara är det viktigt att gamla klientrelationer avslutas i de system som tas ur bruk. På så sätt säkerställs att uppgifterna kan utnyttjas maximalt även i fortsättningen. Både systemleverantörerna och tjänstetillhandahållarna måste också förbereda sig på eventuella störningar i datasystemen och säkerställa att tjänsterna är tillgängliga även då. Det är viktigt att planera på förhand hur uppgifter ska dokumenteras i störningssituationer så att de kan lagras i Kanta-tjänsterna genast när störningen har åtgärdats.
Stöd till privata tjänstetillhandahållare inom socialvården
Man bör komma ihåg att det inte räcker att enbart välfärdsområdena ansluter sig till Kanta-tjänsterna. Även privata aktörer som tillhandahåller socialservice i områdena måste hinna ansluta sig inom utsatt tid. Detta är en stor ansträngning eftersom största delen av den privata socialvården ännu inte alls använder Kanta-tjänsterna.
De privata tjänstetillhandahållarna behöver därför stöd och handledning från välfärdsområdena. Senast nu är det dags för välfärdsområdena att komma i kontakt med dem. Ett exempel på god praxis är det gemensamma införandeprojekt som Norra Österbottens välfärdsområde inlett för tjänstetillhandahållarna i området. Genom ett gott samarbete skapar man högklassiga tjänster för klienterna och garanterar att yrkespersonerna alltid har tillgång till aktuell information om klienten.
Genom ett gott samarbete skapar man högklassiga tjänster för klienterna.
Kanta underlättar överföringen av uppgifter i köpta tjänster och lösningar finns för olika situationer. Med rätten att använda registret överförs uppgifterna elektroniskt mellan tjänstetillhandahållarens och välfärdsområdets system, vilket sparar tid och kostnader. Vi uppmuntrar välfärdsområdena att införa rätten att använda registret genast när det är möjligt. Om det i området finns många tjänstetillhandahållare som inte har ett eget klientdatasystem, kan välfärdsområdet om det så önskar ställa sitt eget system till deras förfogande. Detta kräver dock en teknisk parallellanslutningsmodell för det system som välfärdsområdet använder.
Professionellt kunnande måste säkerställas
Införandet av Kanta-tjänsterna medför stora förändringar i dokumentationen och arbetssätten inom socialvården. I förändringen behöver yrkespersonerna ha tillförsikt till att de kan agera och dokumentera på rätt sätt. Den tillförsikten uppstår när tillräckligt lång tid har reserverats för inskolning och övning. För att de nya arbetssätten ska kunna integreras i vardagen behövs också ledningens stöd.
Strukturell dokumentation och korrekt behandling av uppgifter garanterar att klientinformationen är högklassig och kan utnyttjas. Därför är det viktigt att yrkespersonerna inom socialvården får utbildning i dokumentationen och behandlingen av uppgifter. Institutet för hälsa och välfärd och Kanta-tjänsterna ordnar utbildning och erbjuder stödmaterial för inskolningen, såsom avgiftsfria webbskolor.
Samarbete garanterar att alla lyckas
I detta skede är det viktigt att tjänstetillhandahållarna inom socialvården säkerställer att helheten fungerar och att de kan ansluta sig till Kanta-tjänsterna inom den utsatta tiden. Det finns inget utrymme för partiell optimering i den krävande helheten. Särskilt i ekonomiskt knappa tider är det nödvändigt för alla aktörer att samarbeta. Genom att förbinda oss vid gemensamma tidsplaner och samarbeta lyckas vi och får ut den bästa nyttan av den efterlängtade förändringen.
Jaana Nissilä
Specialist på Kanta-tjänsterna
FPA
Erja Ailio
Ledande sakkunnig
Institutet för hälsa och välfärd
Anna Sandberg
Specialsakkunnig
Social- och hälsovårdsministeriet