Rekisterinpitäjä
KANSANELÄKELAITOS (Kela)
PL 450, 00056 KELA tai Nordenskiöldinkatu 12, 00250 HELSINKI
Puh. 020 634 11, hallinnon yhteystiedot (kela.fi)
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Maarit Heikkinen
Puh. 020 634 11 (vaihde)
Rekisterin nimi
Kelan esite- ja lomaketoimittajan osoiterekisteri.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn peruste
Henkilötietoja käytetään vain esitteiden ja lomakkeiden toimittamiseen. Käsittely perustuu Kelan lakisääteisen tehtävän hoitamiseen (laki Kansaneläkelaitoksesta 2. §).
Kelan yhteistyökumppaneilla (jatkossa Tilaaja) on oikeus tilata paperisia Kelan lomakkeita sekä Kelan esitteitä. Kela välittää Tilaajien tilaukset Kelan painotuotteiden toimittajalle (jatkossa Toimittaja), joka toimittaa tilatut esitteet ja lomakkeet Tilaajille.
Esitetilausten käsittely
Tilaaja tekee Kelan yhteistyökumppaneille tarkoitettujen esitteiden tilaukset kanta.fi-sivuston verkkotilauslomakkeella. Tilaaja kirjaa esitteiden verkkotilauslomakkeelle nimi-, osoite-, yhteys- ja tilaustiedot, jotka siirtyvät sähköisesti Toimittajalle.
Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä on seuraavat yksilöintitiedot:
- yrityksen nimi / Tilaajan nimi
- osoite
- puhelinnumero (toimituksia varten).
Rekisterissä on lisäksi muut tilausta koskevat tiedot:
- lomakekoodi tai lomakkeen nimi
- lomakemäärä
- esitteen nimi
- esitemäärä.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja luovutetaan asiakkaan antaman suostumuksen perusteella sopimustoimittajalle. Tietoja luovutetaan vain esitteiden ja lomakkeiden toimittamista varten ja vain tilausten yhteydessä.
Tietojen siirto EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika
Tilaustietoja säilytetään Kelassa kirjanpitolain mukaisesti kuusi (6) vuotta.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Kela noudattaa kaikessa toiminnassaan huolellisuutta ja varmistaa, että tietosuoja ja tietoturvallisuus toteutuvat.
Kaikki Kelan työntekijät, jotka käsittelevät henkilötietoja, antavat vaitiolositoumuksen. Rekisterissä olevia tietoja käyttävät käyttöoikeuksiensa mukaisesti vain ne henkilöt, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään.
Oikeus saada pääsy tietoihin
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 15. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin. Tämä tarkoittaa sitä, että rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot.
Jos rekisteröity henkilö haluaa tarkistaa itseään koskevat tiedot, hänen pitää pyytää tietoja Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon osoitteeseen kirjaamo@kela.fi.
Vaihtoehtoisesti pyynnön voi esittää puhelimitse (kela.fi), asioimalla Kelan palvelupisteessä (kela.fi) tai lähettämällä viestin OmaKelassa (kela.fi).
Oikeus korjata virheelliset tiedot
Tietosuoja-asetuksen 16. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia rekisterissä olevien itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos tieto on virheellinen.
Jos rekisteröity henkilö haluaa korjata virheellisiä tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnössä pitää yksilöidä,
- mikä tieto on virheellinen
- millä perusteella se on virheellinen
- miten sitä pitäisi muuttaa.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon osoitteeseen kirjaamo@kela.fi.
Vaihtoehtoisesti pyynnön voi esittää puhelimitse (kela.fi), asioimalla Kelan palvelupisteessä (kela.fi) tai lähettämällä viestin OmaKelassa (kela.fi).
Oikeus tietojen poistamiseen
Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.
Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Kela tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten.
Jos rekisteröity henkilö haluaa poistaa rekisterissä olevia tietojaan, hänen pitää pyytää sitä Kelasta.
Pyynnön voi lähettää Kelan kirjaamoon osoitteeseen kirjaamo@kela.fi.
Vaihtoehtoisesti pyynnön voi esittää puhelimitse (kela.fi), asioimalla Kelan palvelupisteessä (kela.fi) tai lähettämällä viestin OmaKelassa (kela.fi).
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Tietosuoja-asetuksen 77. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos hän katsoo, että Kela rikkoo henkilötietojen käsitte-lyssä EU:n tietosuoja-asetusta.