Sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen uudistuksessa kunnalliset sosiaali- ja terveydenhuoltopalvelut siirtyivät hyvinvointialueiden järjestämisvastuun piiriin vuoden 2023 alusta. Kanta-palvelut ovat osa hyvinvointialueiden digitaalisia palveluja ja sote-tiedonhallintaa.
Hyvinvointialueet ovat aikatauluttaneet asiakas- ja potilastietojärjestelmiin tehtävät muutokset yhteistyössä THL:n ja Kelan kanssa. Muutokset tehdään jokaisen alueen kanssa erikseen sovittuna siirtymäaikana vuoden 2023 alkupuolella.
- Sote-ammattilainen, lue lisää tietojen luovutuksesta.
- Kansalainen, lue lisää tietojen liikkumisesta hyvinvointialueilla.
Hyvinvointialueen rekisterinpitäjämuutokset
Uudistuksen yhteydessä aikaisempien kunnallisten sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksikköjen rekisterinpitäjyys on siirtynyt hyvinvointialueille 1.1.2023 alkaen. Hyvinvointialue on koko alueen uusi rekisterinpitäjä.
Jokaisella hyvinvointialueella on aluekohtaiset rekisterit.
- Terveydenhuollon potilasrekisteri
- Työterveyshuollon potilasrekisteri
- Sosiaalihuollon asiakasrekisteri
Kanta-palveluissa on siirretty Kantaan tallennetut asiakas- ja potilasasiakirjat hyvinvointialueiden rekistereihin. Näissä rekisterinpitäjämuutoksissa asiakirjoille on viety etukäteen tieto hyvinvointialueesta. Hyvinvointialueen rekisterinpitäjätieto on astunut voimaan 1.1.2023. Koko hyvinvointialueen kattavat asiakas- ja potilasrekisterit ovat Kanta-palveluista käytettävissä 1.1.2023 alkaen.
On tärkeää, että alueen ammattilaiset osaavat kertoa asiakkaille heidän tietojensa käytöstä.
Hyvinvointialueille suunnatuissa tilaisuuksissa esitetyt materiaalit:
- Hyvinvointialueiden aloituspalaverin esitysmateriaali (pdf)
- Ohje hyvinvointialueiden muutostilanteessa: Vaikutukset sote-organisaatiorekisteriin, rekisterinpitäjärekisteriin ja Kanta-palveluihin tallennettuihin asiakirjoihin (pdf, thl.fi)
- Rekisterinpitäjämuutokset hyvinvointialueilla
- Hyvinvointialueiden rekisterinpitäjämuutosten kyselytunti 5.4.2022 (pdf)
- Hyvinvointialueiden rekisterinpitäjänmuutosten kyselytunti 24.5.2022 (pdf).
- Hyvinvointialueiden infotilaisuus 24.8.2022 (pdf)
- Hyvinvointialueiden infotilaisuus 25.8.2022 (pdf)
- Pohjanmaan hyvinvointialueen kuntayhtymän kokemukset järjestelmämuutoksista (pdf)
Organisaatiomuutoksen toteuttaminen
Organisaatiomuutoksen läpiviennin tavoitteena on mahdollistaa keskeytymätön Kanta-palvelujen käyttö hyvinvointialueen perustamisen yhteydessä sekä varmistaa, että Kantaan tallennetuilla asiakirjoilla on oikea ja aktiivinen rekisterinpitäjä.
Organisaatiomuutoksessa tulee huomioida
- Potilastiedon arkiston käyttö ja tietojen tallentuminen oikeaan rekisterinpitäjän rekisteriin
- Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttö ja tietojen tallentuminen oikeaan rekisterinpitäjän rekisteriin
- Vanhojen potilastietojen käyttö
- Resepti-palvelun käyttö ja uudistamispyyntöjen ohjautuminen
Organisaatiomuutokset toteutetaan yhteistyössä THL:n koodistopalvelun, Kelan ja hyvinvointialueen kesken.
Kanta-palvelut tukee alueiden siirtymäajan tietojen tallentamista ja hakemista sekä vanhoilla kuntayhtymien rekisterinpitäjien tiedoilla että uusilla hyvinvointialueiden rekisterinpitäjien tiedoilla. Tukea annetaan, kunnes järjestelmämuutokset on toteutettu kaikkiin hyvinvointialueen käyttöön jääviin järjestelmiin. Näin tiedot tallentuvat oikeaan rekisteriin ja tietoja pystytään hakemaan oikean rekisterinpitäjän rekisteristä, vaikka muutoksia ei vielä ole tehty tietojärjestelmiin.
Muutokset tietojärjestelmiin tehdään hallitusti ja jokaisen alueen kanssa yhteisesti sovitun aikataulun mukaan.
Organisaatiomuutos toteutetaan pääasiassa jo olemassa olevien organisaatiomuutosohjeistusten mukaisesti.
Hyvinvointialueita koskevien muutosten kohdalla toteutuu seuraavat poikkeukset ohjeistukseen nähden
-
Hyvinvointialueiden ei tarvitse ilmoittaa Kelalle organisaatiomuutoksesta eikä toimittaa rekisterinpitäjän muutosilmoituslomaketta
-
Aikaisempien kunnallisten toimintayksiköiden tai kuntayhtymien ei tarvitse irtisanoa Kanta-palvelujen sitoutumuksia. Irtisanominen tehdään Kelan toimesta, kun hyvinvointialueen toiminta on alkanut ja muutokset tietojärjestelmiin on saatu tehtyä.
-
Organisaatiomuutoksen yhteydessä ei tarvitse tehdä käyttöönottokoetta, ellei hyvinvointialue ota käyttöönsä uutta tietojärjestelmää. Hyvinvointialue voi tarvittaessa varmistaa teknisen toimivuuden tuotantoympäristössä siinä laajuudessa, jonka alue arvioi riittäväksi.
Hyvinvointialueisiin liittyvien muutosten testaaminen
Julkiset sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatiot voivat testata Kanta-palveluiden asiakastestiympäristöissä tilannetta, joka on tuotannossa 1.1.2023 lähtien, jolloin hyvinvointialueet aloittavat toimintansa