Kannan rekisterinkäyttöoikeus helpottaa asiakastietojen käsittelyä silloin, kun palvelunjärjestäjä hankkii sosiaalipalvelun toiselta palvelunantajalta. Sen avulla esimerkiksi hyvinvointialueen sosiaalityöntekijä ja palveluntuottajan työntekijä voivat katsoa omista asiakastietojärjestelmistään toistensa kirjaamia tietoja.
Lisäksi palveluntuottaja voi tallentaa palvelun tuottamisessa syntyneet tiedot suoraan palvelunjärjestäjän rekisteriin Kannassa, josta ne ovat helposti käytettävissä. Tämä säästää aikaa ja kustannuksia.
Lain mukaan ostopalveluissa tuotetut sosiaalihuollon asiakirjat on arkistoitava palvelunjärjestäjän asiakasrekisteriin rakenteisessa muodossa. Tämä koskee myös palvelusetelillä järjestettäviä palveluja.
Rekisterinkäyttöoikeuden käyttö
Rekisterinkäyttöoikeutta voidaan käyttää, kun sekä palvelunjärjestäjä että palveluntuottaja ovat liittyneet Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon ja molempien asiakastietojärjestelmiin on toteutettu Rekisterinkäyttöoikeus-toiminnallisuus. Osapuolten ei tarvitse käyttää samaa asiakastietojärjestelmää.
Sosiaalihuollon palvelunjärjestäjä tallentaa asiakkaan asiakkuusasiakirjalle tiedon siitä, mikä palveluntuottajan yksikkö tuottaa palvelun ja milloin asiakkuus palveluyksikössä alkaa. Tämän jälkeen palveluntuottajalla on oikeus käyttää palvelunjärjestäjän rekisteriä asiakkuuden hoitamiseen.
Rekisterinkäyttöoikeuden ollessa voimassa palveluntuottajan työntekijä voi
- hakea ja katsella palvelunjärjestäjän rekisterissä olevia tietoja, joihin hänellä on käyttöoikeus
- tallentaa tietoja suoraan palvelunjärjestäjän rekisteriin Sosiaalihuollon asiakastietovarannossa.
Palvelunjärjestäjän työntekijä voi hakea ja katsella asiakastietoja sen jälkeen, kun palveluntuottaja on tallentanut tiedot Kantaan.
Kun asiakkaan palvelu päättyy, palvelunjärjestäjä päivittää tiedon siitä asiakkuusasiakirjalle. Tällöin palveluntuottajan oikeus käyttää järjestäjän rekisteriä päättyy. Tämän jälkeen palveluntuottajan Kantaan tallentamat asiakastiedot ovat vain palvelunjärjestäjän käytettävissä.
Laaja rekisterinkäyttöoikeus on rekisterinkäyttöoikeuden erikoistapaus, jossa sosiaalihuollon palveluntuottaja hoitaa palvelunjärjestäjän vastuulla olevia asiakkuuden, asian ja asiakasasiakirjojen hallinnan tehtäviä.
Tällä hetkellä laaja rekisterinkäyttöoikeus on käytössä turvakotipalveluissa. Turvakotipalveluissa syntyvien tietojen rekisterinpitäjä on Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL), mutta turvakodit hoitavat myös erikseen sovittuja palvelunjärjestäjän tehtäviä laajan rekisterinkäyttöoikeuden avulla.
Näin aloitat rekisterinkäyttöoikeuden käytön
Jos organisaatiosi ei ole vielä liittynyt Kanta-palveluihin, tutustu Sosiaalihuollon asiakastietovarannon käyttöönoton ohjeeseen ja ota palvelu käyttöön. Voit ottaa rekisterinkäyttöoikeus-toiminnallisuuden käyttöön yhtä aikaa palvelun kanssa.
Toimi näin, jos olet jo liittynyt Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon ja haluat aloittaa rekisterinkäyttöoikeuden käytön:
Ota yhteyttä tietojärjestelmätoimittajaasi ja varmista, että rekisterinkäyttöoikeutta voidaan käyttää asiakastietojärjestelmässäsi.
Varmista, että myös ostopalvelun toinen osapuoli (palvelunjärjestäjä tai palveluntuottaja) on valmis aloittamaan rekisterinkäyttöoikeuden käytön.
Tee käyttöönottokoe yhdessä ostopalvelun toisen osapuolen ja tietojärjestelmätoimittajien kanssa ennen käytön aloittamista. Kokeessa tehdään testitapaus ennalta sovittuna ajankohtana.
Käyttöönottokoe täytyy tehdä, kun rekisterinkäyttöoikeus otetaan käyttöön ensimmäistä kertaa tietyllä asiakastietojärjestelmien yhdistelmällä. Muulloin se on suositeltavaa. Palvelunjärjestäjän vastuulla on huolehtia, että tarvittavat käyttöönottokokeet on tehty.
Raportoi onnistuneesta käyttöönottokokeesta Kelalle yhdessä ostopalvelun toisen osapuolen kanssa.