Rekisterinpitäjämuutos

Potilastiedon tai Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon tallennettuihin potilas- ja asiakasasiakirjoihin pitää muutostilanteissa päivittää uusi rekisterinpitäjä. Myös kiellettyihin resepteihin pitää liittää muutostilanteissa uusi rekisterinpitäjä. Se on oikeutettu käyttämään rekisterin tietoja omassa toiminnassaan siltä osin kuin luovutettua toimintaa tosiasiallisesti jatketaan ja rekisteriä hyödynnetään sen alkuperäisessä käyttötarkoituksessa.

Rekisterinpitäjämuutoksen suunnitteleminen ja toteuttaminen

Rekisterinpitäjämuutos suunnitellaan ja tehdään yhteistyössä palvelunantajan, tietojärjestelmätoimittajan, Kanta-palvelujen ja THL:n Koodistopalvelun kanssa. Hallinnollinen vastuu muutoksesta on palvelunantajalla. Tietojärjestelmätoimittaja, Koodistopalvelu ja Kanta-palvelut vastaavat muutoksen läpiviennistä omien vastuualueidensa mukaisesti yhdessä sovitussa aikataulussa. Kela toteuttaa rekisterinpitäjän muutosajon palvelunantajan toimeksiannosta.

Palvelunantajan pitää yhdessä tietojärjestelmätoimittajiensa kanssa ratkaista omat organisaatio- ja rekisterinpitäjämuutokseen liittyvät toimet ja niiden ajoitus, esim. mahdollinen arkistoinnin pysäyttäminen. 

Palvelunantajan on huolehdittava tarvittavasta asiakirjojen tulostamisesta ja varmuuskopioinnista sekä varmistettava valmius arkistonhoitajan käyttöliittymän käyttöön.

Rekisterinpitäjämuutoksen käytännöt

Potilastietovarannon, Sosiaalihuollon asiakastietovarannon tai Reseptikeskuksen käytön päättämisen yhteydessä asiakasorganisaatio ilmoittaa rekisterinpitäjän muutoksesta muutosilmoituslomakkeella (pdf) osoitteeseen koodistopalvelu@thl.fi. Tarkistettu ja allekirjoitettu lomake lähetetään koodistopalvelusta Kelaan käsiteltäväksi.

• Ohje rekisterinpitäjän muutostilanteisiin (pdf)

Rekisterinpitäjämuutoksessa Kela päivittää rekisterinpitäjätiedon (aktiivinen rekisterinpitäjä) asiakirjoille. Rekisterinpitäjämuutos voidaan tehdä joko toimintayksikkö- tai palveluyksikkötasolla. Palvelunantaja sovittaa rekisterinpitäjätiedon muutosajon Kelan aikatauluun ja sopii aikataulusta yhteistyökumppaneidensa kanssa. Palvelunantajan käytössä olevan tietojärjestelmän toimittaja tekee vastaavan muutoksen paikallisesti. Muutoksen pitää kattaa myös tiedot, jotka ovat syntyneet ennen Potilastiedon tai Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon liittymistä. 

Palvelunantaja vastaa siitä, että rekisterinpitäjätiedon muutos tehdään tietojärjestelmässä ja Kanta-palveluissa samanaikaisesti. Näin ehkäistään virhetilanteita esimerkiksi arkistoinnissa tai tietojen korjaamisessa. 

Rekisterinpitäjätiedon päivitys on tarvittaessa mahdollista testata Kanta-asiakastestipalvelussa ennen varsinaista muutosajoa. Ohjeet testaukseen voi pyytää osoitteesta kanta@kanta.fi. 

Rekisterinpitäjämuutosajojen aikataulu

Rekisterinpitäjämuutosajon aikataulu sovitaan Kelan kanssa. Kelan aikataulut yksittäisten organisaatioiden muutosajoille ovat nähtävissä alla.

Asiakirjojen saatavuuden varmistaminen

Palvelunantaja varmistaa muutosajon jälkeen yhteistyössä tietojärjestelmätoimittajan kanssa ainakin

• asiakirjojen saatavuuden reaaliajassa paikallisesti ja Kanta-arkistosta
• korjaustoimenpiteiden ja kieltojen hallinnoinnin toimivuuden
• sisäisten rekisterien toimivuuden (terveydenhuolto, työterveys ja sosiaalihuolto)
• asiakkaan asettamien luovutuskieltojen vaikutusten oikean toiminnan
• oman rekisterinpitäjän ja palvelunantajan käyttöoikeuksien toimivuuden
• mahdollisuuden asiakirjan korjaukseen ja/tai mitätöintiin.

Rekisterinpitäjämuutoksesta informoiminen kansalaisasiakkaalle

Kun rekisterinpitäjä vaihtuu tai rekisterille nimetään ylläpitäjä tulevaa säilytystä ja hallinnointia varten, on tästä informoitava kansalaisasiakasta. Ellei asiasta sovita toisin, informointivelvoite jää käytännössä sille, joka jatkossa vastaa henkilötietolain mukaisista rekisterinpitäjän tehtävistä.