Kannan käyttöönotto on yhteinen ponnistus sosiaalihuollossa – mitkä ovat avaimet onnistumiseen?

Sosiaalihuollon Kanta-liittymisvelvoite lähestyy. H-hetkeen on aikaa vain puolitoista vuotta, mutta palvelunantajilla ja tietojärjestelmätoimittajilla on vielä paljon tehtävää. Samaan aikaan hyvinvointialueisiin kohdistuu paljon säästöpaineita, mikä saattaa houkuttaa lykkäämään isoja investointeja kalkkiviivoille. Satsaamalla tiedonhallinnan muutokseen nyt voidaan varmistaa hallitut ja sujuvat käyttöönotot. Siksi on entistä tärkeämpää, että kaikki pitävät lakiin kirjatusta aikataulusta kiinni. 

Kuvituskuva.

Kannan käyttöönotto on merkittävä askel sosiaalihuollon palvelunantajille, ammattilaisille, tietojärjestelmien kehittäjille sekä asiakkaille. Se parantaa asiakastietojen hallintaa ja saatavuutta, jolloin ammattilaiset voivat tarjota parempaa ja kohdennetumpaa palvelua asiakkailleen. Lisäksi Kantaan tallennettua dataa voidaan hyödyntää päätöksenteon tukena ja sosiaalipalvelujen kehittämisessä sekä hyvinvointialueilla että valtakunnallisesti. Näin sosiaalihuollossa tehtävä tärkeä työ tulee näkyväksi päättäjille. 

Sosiaalihuollon Kanta-palvelujen käyttöönotto tuo mukanaan uusia vaatimuksia niin asiakastietojärjestelmiin, kirjaamiseen kuin toimintatapoihin. Onnistunut käyttöönotto vaatii jaettua visiota ja yhteistyötä.  

Näin autat organisaatiotasi ja kumppaneitasi pääsemään tavoitteeseen:  

1. Sosiaalihuollon palvelunantajalla on käytössään vaatimusten mukainen järjestelmä hyvissä ajoin ennen lain takarajaa. 
2. Yhteistyö julkisten ja yksityisten sosiaalihuollon palvelunantajien välillä on tiivistä ja toimivaa.  
3. Ammattilaiset ovat saaneet koulutusta rakenteiseen kirjaamiseen ja Kanta-palvelujen käyttöön. 

Järjestelmät kuntoon hyvissä ajoin 

Käyttöönoton onnistumisen kannalta on kriittistä, että palvelunantajilla on käytössään lain vaatimukset täyttävä asiakastietojärjestelmä hyvissä ajoin ennen liittymisen takarajaa. Riittävän valmistautumisajan ansiosta palvelunantajat voivat tehdä käyttöönoton hallitusti ja opetella hyödyntämään tietojärjestelmän ominaisuuksia mahdollisimman hyvin. Käyttöönoton valmistelut kestävät yleensä noin puolesta vuodesta vuoteen riippuen palvelunantajan lähtötilanteesta. 

Tietojärjestelmätoimittajilla on iso rooli siinä, että heidän asiakkaansa onnistuvat käyttöönotoissa määräajassa. Siksi järjestelmän sertifiointi ja Kanta-yhteensopivuuden varmistaminen täytyy tehdä mahdollisimman pian. Kela tukee järjestelmätoimittajia, jotta tavoitteeseen päästään. 

Järjestelmien vaihdokset haastavat myös valtakunnallista tilastointia ja tiedolla johtamista. Jotta tilastotiedot säilyvät luotettavina ja vertailukelpoisina, vanhat asiakkuudet on tärkeä sulkea poistuvista järjestelmistä. Näin varmistetaan tietojen maksimaaliset hyödyntämismahdollisuudet myös jatkossa. Sekä järjestelmätoimittajien että palvelunantajien täytyy myös varautua mahdollisiin tietojärjestelmien häiriötilanteisiin ja varmistaa, että palvelut ovat myös tällöin käytettävissä. On tärkeä suunnitella etukäteen, miten tiedot kirjataan häiriötilanteissa, jotta ne saadaan tallennettua Kanta-palveluihin heti häiriön loputtua. 

Tukea yksityisille sosiaalipalvelujen tuottajille 

On muistettava, että pelkästään hyvinvointialueiden liittyminen Kantaan ei riitä. Myös alueille sosiaalipalveluja tuottavien yksityisten palvelunantajien on ehdittävä liittyä aikarajan puitteissa. Tämä on iso ponnistus, sillä suurin osa yksityisestä sosiaalihuollosta ei vielä käytä lainkaan Kanta-palveluja.  

Yksityiset palveluntuottajat tarvitsevatkin hyvinvointialueilta tukea ja ohjausta. Viimeistään nyt hyvinvointialueiden on aika olla heihin yhteydessä. Esimerkki hyvästä toimintatavasta on Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen käynnistämä yhteinen käyttöönottoprojekti alueen palveluntuottajille. Hyvällä yhteistyöllä luodaan laadukkaita palveluja asiakkaille ja taataan, että ammattilaisilla on käytössään aina ajantasainen tieto asiakkaasta. 

Hyvällä yhteistyöllä luodaan laadukkaita palveluja asiakkaille.

Kanta helpottaa tiedon liikkumista ostopalveluissa ja ratkaisuja löytyy eri tilanteisiin. Rekisterinkäyttöoikeudella tiedot liikkuvat palveluntuottajan ja hyvinvointialueen järjestelmien välillä sähköisesti, mikä säästää aikaa ja kustannuksia. Kannustammekin hyvinvointialueita ottamaan rekisterinkäyttöoikeuden käyttöön heti, kun mahdollista. Jos alueella on paljon palveluntuottajia, joilla ei ole omaa asiakastietojärjestelmää, hyvinvointialue voi halutessaan antaa oman järjestelmänsä näiden käyttöön. Tämä vaatii kuitenkin alueen käytössä olevaan järjestelmään teknistä rinnakkaisliittymismallin toteutusta.  

Ammattilaisten osaaminen on varmistettava 

Kannan käyttöönotto tuo mukanaan isoja muutoksia sosiaalihuollon kirjaamiseen ja toimintatapoihin. Muutoksessa ammattilaisella täytyy olla varmuus siitä, että hän osaa toimia ja kirjata oikein. Varmuus syntyy siitä, että perehtymiselle ja harjoittelulle on varattu riittävästi aikaa. Jotta uudet toimintatavat saadaan vietyä arkeen, sille täytyy olla myös johdon tuki.  

Rakenteinen kirjaaminen ja tietojen oikeanlainen käsittely takaa sen, että asiakastieto on laadukasta ja hyödynnettävissä. Siksi onkin tärkeää, että sosiaalihuollon ammattilaiset saavat koulutusta kirjaamisesta ja tietojen käsittelystä.  THL ja Kanta-palvelut tukevat järjestämällä koulutustilaisuuksia ja tarjoamalla opiskeluun tukimateriaalia, kuten maksuttomia verkkokouluja. 

Yhteistyö takaa, että kaikki onnistuvat 

Tässä vaiheessa sosiaalihuollon palvelunantajien on tärkeä varmistaa, että kokonaisuus toimii ja Kantaan liittyminen saadaan tehtyä aikataulussa. Osaoptimoinnille ei ole tilaa haastavassa kokonaisuudessa. Erityisesti taloudellisesti niukkoina aikoina yhteistyö kaikki toimijoiden kesken on välttämätöntä. Sitoutumalla yhteisiin aikatauluihin ja tekemällä yhteistyötä onnistumme ja saamme pitkään odotetusta muutoksesta parhaan hyödyn irti. 

Jaana Nissilä 
Liiketoiminnan asiantuntija 
Kanta-palvelut, Kela 

Erja Ailio 
Johtava asiantuntija 
Terveyden ja hyvinvoinnin laitos 

Anna Sandberg 
Erityisasiantuntija 
Sosiaali- ja terveysministeriö 

Lue lisää