Terveydenhuollon ostopalveluissa tulee huolehtia siitä, että palvelun tuottaja käsittelee ja siirtää potilastiedot oikein palvelun tilaajalle. Potilastiedon arkiston ostopalvelun valtuutus helpottaa ja nopeuttaa näitä prosesseja.
Ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan määrä kasvaa jatkuvasti terveydenhuollossa. Sen myötä herää myös aiempaa useammin kysymyksiä siitä, kenen potilastietoja ostopalvelussa syntyvät tiedot ovat ja kuinka niitä kuuluisi oikeaoppisesti käsitellä.
Miten tiedot erotellaan, kun palveluntuottajalla on sekä ostopalveluasiakkaita että omia asiakkaita?
Palveluntuottajan käyttämässä potilastietojärjestelmässä on pystyttävä pitämään erillään tuottajan omassa toiminnassa syntyneet potilasasiakirjat ja ostopalveluna tuotetut potilasasiakirjat. Ostopalveluna tuotettu tieto tulee voida kirjata potilastietojärjestelmässä tilaajakohtaisiin rekistereihin.
Lisäksi on huomioitava, että ostopalvelun päätyttyä palveluntuottaja saa säilyttää ostopalveluna tuottamiaan potilastietoja vain tarkkailun, laskutuksen ja tilastoinnin ajan. Tämän jälkeen palveluntuottajan tulee hävittää tiedot.
Voiko ostopalvelun tuottaja tallentaa potilastiedot omaan rekisteriinsä Potilastiedon arkistossa?
Palveluntuottaja ei saa tallentaa ostopalveluna tuottamiaan potilastietoja omaan rekisteriinsä Potilastiedon arkistossa.
Ostopalvelussa asiakasta hoidetaan aina palvelun tilaajan lukuun, joten hoidon yhteydessä syntyneet potilastiedot kuuluvat tilaajan potilasrekisteriin. Jos Potilastiedon arkisto on otettu käyttöön, tulee ostopalvelun osapuolten huolehtia, että ostopalveluna tuotetut potilastiedot päätyvät tilaajan rekisteriin myös Potilastiedon arkistossa.
Ostopalvelussa asiakasta hoidetaan aina palvelun tilaajan lukuun, joten hoidon yhteydessä syntyneet potilastiedot kuuluvat tilaajan potilasrekisteriin.
Tietojen tallentamisen Potilastiedon arkistoon tekee ostopalvelun tuottaja tai tilaaja riippuen siitä, millaisia teknisiä keinoja on käytettävissä ja miten keskinäisessä ostopalvelusopimuksessa on sovittu.
Miten ostopalveluna tuotettu potilastieto saadaan tilaajan rekisteriin?
Helpoin tapa on käyttää ostopalvelun valtuutusta, joka on Potilastiedon arkiston toiminnallisuus. Kun molemmilla osapuolilla on ostopalvelun valtuutus käytössä, tuottaja pystyy tallentamaan ostopalveluna tuotetut potilastiedot omasta tietojärjestelmästään suoraan tilaajan rekisteriin Potilastiedon arkistossa. Ostopalvelun tilaaja näkee tiedot Potilastiedon arkistosta.
Kun molemmilla osapuolilla on ostopalvelun valtuutus käytössä, tuottaja pystyy tallentamaan ostopalveluna tuotetut potilastiedot omasta tietojärjestelmästään suoraan tilaajan rekisteriin Potilastiedon arkistossa.
Jos ostopalvelun valtuutus ei vielä ole käytössä, on ostopalveluna tuotettujen potilastietojen välittäminen ja arkistointi Kantaan toteutettava muulla tavalla. Näistä käsittelytavoista pitää sopia palvelun tilaajan ja tuottajan keskinäisessä ostopalvelusopimuksessa.
Esimerkkejä muista tavoista välittää ja arkistoida ostopalvelussa syntyneet tiedot:
Tuottajan käytössä on palvelun tilaajan potilastietojärjestelmä, jolla potilastiedot kirjataan ja saadaan tallennettua suoraan myös Potilastiedon arkistoon tilaajan rekisteriin.
Tuottaja lähettää sovitut asiakirjat esimerkiksi postitse tai salatulla sähköpostilla tilaajalle, joka huolehtii tietojen kirjaamisesta omaan potilastietojärjestelmäänsä ja tietojen tallentamisesta sieltä Potilastiedon arkistoon.
Miksi ostopalvelun valtuutus kannattaa ottaa käyttöön?
Ostopalvelussa muodostuvien potilastietojen lähettäminen paikasta toiseen ja arkistointi oikeaan rekisteriin on paitsi hankalaa myös kallista. Potilastiedon arkiston ostopalvelun valtuutus -toiminnallisuus on suunniteltu helpottamaan ja nopeuttamaan näitä prosesseja.
Toiminnallisuuden käyttöönotto ei ole pakollista, mutta sen käytöstä saatavat hyödyt puhuvat puolestaan. Ostopalvelun valtuutuksen käyttö mahdollistaa sähköisen potilastietojen välittämisen nopeasti ja tietoturvallisesti. Kun tiedonsiirto automatisoituu, säästytään monilta manuaalisilta ja aikaa vieviltä prosesseilta sekä ylimääräisiltä kuluilta.
Miten ostopalvelun valtuutuksen saa käyttöön?
Ostopalvelun valtuutus -toiminnallisuuden voi ottaa käyttöön, kun
kumpikin ostopalvelun osapuoli käyttää Potilastiedon arkistoa
kummankin osapuolen potilastietojärjestelmä tukee tarvittavia ostopalvelun valtuutuksen toimintoja.
Potilastietojärjestelmien tilanteen voi tarkistaa omalta järjestelmäntoimittajaltaan tai tarkastella eri järjestelmien valmiuksia Kanta-palvelujen yhteistestauksen sivuilta.
Jos yllä mainitut perusedellytykset täyttyvät, kannattaa ostopalvelun valtuutuksen käyttöönottoa alkaa edistää mahdollisimman pian. Käyttöönoton valmisteluihin tulee varata riittävästi aikaa.
Henkilökunta tulee ennen käyttöönottoa perehdyttää ostopalvelun valtuutuksen toimintamalleihin, sillä valtuutuksen käyttö muuttaa merkittävästi totuttuja toimintatapoja. Ostopalvelun valtuutuksen käyttö itsessään on kuitenkin yksinkertaista.
