Smidigt klientarbete inom socialvården genom enhetlig dokumentation

De metoder som används för dokumentation av klientuppgifter inom socialvården kommer att harmoniseras under de närmaste åren. Uppgifterna registreras i klientdatasystemen i ett visst format, vilket gör det lätt för vårdpersonalen att granska dem efter behov.  

– Strukturerad dokumentation underlättar det praktiska arbetet. Vissa välfärdsområden har redan en god beredskap för den här typen av dokumentation, för vissa kan det vara fråga om en stor funktionell förändring. Men hjälp och stöd finns att få, betonar specialplanerare Maija Vakkuri vid Institutet för hälsa och välfärd (THL). 

Registreringar inom socialvården som sparats i Kanta-tjänsterna i strukturerad form börjar gradvis visas också i MittKanta från och med slutet av 2023.  

– Situationen blir smidigare när klienten kan se klientuppgifterna inom socialvården i MittKanta på samma sätt som hälso- och sjukvårdsuppgifterna. När handlingar visas i MittKanta är det tydligare att det är fråga om klientens handlingar och inte bara en yrkespersons anteckningar om klientens situation, konstaterar Vakkuri.

Du som är yrkesperson inom socialvården – ta reda på hur man dokumenterar strukturerat

De enhetliga handlingsstrukturerna uppfyller kraven i lagstiftningen och yrkespersoner inom socialvården har varit med i utvecklingsarbetet.
THL har publicerat de nationella handlingsstrukturerna i tjänsten Sosmeta och producerar utbildnings- och webbmaterial för strukturerad dokumentation. Dessutom har yrkespersonerna hjälp av den finskspråkiga handboken om Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården.

Yrkespersonerna får vägledning på THL:s stödmöten för strukturerad dokumentation som återupptas hösten 2023. Även kompetenscentren inom det sociala området har i Kansa-koulu-projekten arbetat långsiktigt för att stärka dokumentationskompetensen.

Vakkuri råder därför välfärdsområdena att vända sig till utbildade experter på dokumentation. De är nyckelpersoner i den egna organisationen när det gäller att lära sig behärska strukturerad dokumentation.

– Det är också bra att ta sig tid för att lära sig strukturerad dokumentation och göra det tillsammans med kollegerna. Yrkespersonerna kan redan registrera, men nu får de en ny ram för att dokumentera klientarbetet, säger Vakkuri.

Yrkespersonerna kan redan registrera, men nu får de en ny ram för att dokumentera klientarbetet.

Enhetligare dokumentation

Registrering av uppgifter hör till klientarbete av hög kvalitet. Registreringarna ska göras utan dröjsmål när klientens ärende har behandlats. Enligt Vakkuri ökar genomtänkt och aktuell registrering transparensen och tillförlitligheten i klientarbetet. Strukturen gör registreringen ännu tydligare.

– När alla handlingar är upprättade på samma sätt sparar det yrkespersonernas tid, eftersom informationen är lätt att hitta. Detta är viktigt till exempel när klientens angelägenheter sköts av flera yrkespersoner eller när en arbetstagaren byts ut.

Handlingsstrukturerna kan redan utnyttjas i Sosmeta

Strukturerad dokumentation införs gradvis inom de övergångsperioder som anges i kunduppgiftslagen. Till exempel ska uppgifter som uppkommer i tjänster för barnfamiljer, personer i arbetsför ålder och äldre registreras strukturerat och sparas i Kanta-tjänsterna senast den 1 september 2024.

Innan strukturerad dokumentation kan påbörjas måste handlingsstrukturerna införas i klientdatasystemen. Det lönar sig dock att förbereda sig på förändringen i förväg.

– Det lönar sig att omedelbart sätta sig in i den strukturerade dokumentationen och börja öva, eftersom handlingsstrukturerna redan kan utnyttjas, uppmanar Vakkuri.

Läs mer

• Dokumentationsanvisningar för socialvården (thl.fi)
• THL:s stödmöten om strukturerad dokumentation inom socialvården 2023 (thl.fi endast på finska)
• Dokumenteringsforum (vasso.fi)
• Handlingsstrukturerna har publicerats i tjänsten Sosmeta (sosmeta.thl.fi)
• ​​​​​Handbok om Kanta-tjänsterna för aktörer inom socialvården (yhteistyotilat.fi)