Mikä on Arkistonhoitajan käyttöliittymä ja kuinka sitä käytetään?

Arkistonhoitajan käyttöliittymän avulla organisaatio voi käsitellä tietoja, joita se on tallentanut Potilastiedon arkistoon tai Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Vastaamme yleisimpiin kysymyksiin Arkistonhoitajan käyttöliittymästä sekä blogitekstissä että koulutustallenteilla.

​​​​​Mitä voin tehdä Arkistonhoitajan käyttöliittymällä?

Arkistonhoitajan käyttöliittymän päätarkoitus on toimia työkaluna, jonka avulla organisaatio voi selvittää mahdollisia virheitä. Arkistonhoitajalla on pääsääntöisesti oikeus käsitellä vain oman organisaationsa rekisterissä olevia tietoja.

Käyttöliittymällä voit

• hakea, tarkastella ja vertailla asiakirjoja sekä niiden metatietoja.
• mitätöidä kaikkia tarkasteltavissa olevia asiakirjoja, jos muuta keinoa virheellisten tietojen korjaamiseen ei ole.

Lisäksi Arkistonhoitajan käyttöliittymällä tehdään käyttöönottokokeen tarkastus. Tarkastuksessa Kanta-arkistonhoitajana toimiva henkilö varmistaa, että

• kaikki testitapauksen asiakirjat ovat tallentuneet Kanta-arkistoon
• asiakirjat ovat tallentuneet rekisterinpitäjän rekisteriin
• tallennettujen asiakirjojen tiedot vastaavat asiakastietoja käsittelevän järjestelmän tietoja.

Kuka saa toimia arkistonhoitajana?

Tähän ei ole yksiselitteistä vastausta, sillä organisaatio päättää itse kenet se valitsee arkistonhoitajaksi. Periaatteessa arkistonhoitajana voi toimia kuka tahansa, jolla on varmennekortti. Käytännössä tehtävään tulee kuitenkin valita henkilö, jolla on tarpeeksi tietoa Kanta-palvelukokonaisuudesta sekä potilas- ja asiakastietojen kirjaamisesta. Arkistonhoitaja toimii myös käyttöönottokokeen yhtenä tarkastajana, joten valitulla henkilöllä tulee olla tarpeeksi osaamista kyseiseen tehtävään.

Arkistonhoitajana voi toimia myös useampi henkilö, ja yksi henkilö voi toimia useamman rekisterinpitäjän arkistonhoitajan roolissa.

Miten saan oikeudet toimia arkistonhoitajana?

Jotta sote-organisaation valitsema henkilö saa oikeudet toimia arkistonhoitajana, tulee organisaation edustajan ilmoittaa hänet arkistonhoitajaksi Kanta-Ekstranetissä.

Toimi näin Kanta-Ekstranetissä:

1. Lisää tulevan arkistonhoitajan yhteystiedot ja varmennekortin numero.
2. Liitä hänelle arkistonhoitajan rooli.

Tämän jälkeen arkistonhoitajaksi valitulle henkilölle annetaan Arkistonhoitajan käyttöliittymän osoite, ja hän voi aloittaa käyttöliittymän käytön.

Mistä saan Arkistonhoitajan käyttöliittymän osoitteen?

Organisaatio saa Arkistonhoitajan käyttöliittymän osoitteen, kun se on ottanut käyttöönsä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston tai Potilastiedon arkiston. Kun organisaatio on hyväksytty Kanta-palvelujen asiakkaaksi, käyttöliittymän osoite lähetetään sähköpostitse organisaation hallinnolliselle yhteyshenkilölle. Hallinnollinen yhteyshenkilö antaa osoitteen arkistonhoitajalle. Käyttöliittymän osoite lähetetään vain kerran, joten se kannattaa ottaa talteen.

Arkistonhoitajamme on jäämässä eläkkeelle. Kuinka tulee toimia?

Kun sote-organisaation arkistonhoitaja vaihtuu, on muistettava

• ilmoittaa uusi henkilö arkistonhoitajaksi Kanta-Ekstranetissä
• antaa uudelle arkistonhoitajalle Arkistonhoitajan käyttöliittymän osoite.

Haluatko tietää lisää? Tutustu koulutustallenteisiin

Julkaisimme 19.5.2021 sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisille suunnatut koulutustallenteet Arkistonhoitajan käyttöliittymästä. Tallenteilla demottavat tilanteet on koostettu asiakkailta tulleiden yleisimpien kysymysten perusteella.

Pääset tutustumaan tarkemmin käyttöliittymään ja sen toimintoihin, kuten hakujen tekemiseen ja asiakirjojen mitätöintiin. Terveydenhuollon tallenteella opit myös, kuinka käyttöliittymällä voi selvittää tilanteen, jossa potilas ei löydä tietojaan Omakannasta.

• Sosiaalihuollon tallenteet löydät Sosiaalihuollon koulutukset -sivulta.
• Terveydenhuollon tallenteet löydät Terveydenhuollon koulutukset -sivulta.

Lue lisää

• Arkistonhoitajan käyttöliittymän sivulta löydät lisätietoa käyttöliittymästä sekä sen käyttöohjeen.