Vad är Arkivariens användargränssnitt och hur används det?

Med hjälp av Arkivariens användargränssnitt kan organisationen behandla uppgifter som den har sparat i Patientdataarkivet och Klientdataarkivet för socialvården. Vi svarar på de vanligaste frågorna om Arkivariens användargränssnitt dels i bloggtexten och dels i videoinspelningarna från utbildningar.

Vad kan jag göra med Arkivariens användargränssnitt?

Huvudsyftet med Arkivariens användargränssnitt är att fungera som ett verktyg med vars hjälp organisationen kan utreda eventuella fel. Huvudregeln är att arkivarien endast har rätt att behandla uppgifter som finns i den egna organisationens register.

Via användargränssnittet kan du

• söka, granska och jämföra handlingar och deras metadata.
• makulera alla handlingar som går att granska, om det inte finns något annat sätt att korrigera felaktiga uppgifter.

Arkivariens användargränssnitt används också för att granska ibruktagningsprov. Vid granskningen säkerställer den person som fungerar som Kanta-arkivarie att

• alla handlingar som hänför sig till testfallet har lagrats i Kanta-arkivet
• handlingarna har lagrats i den personuppgiftsansvariges register
• uppgifterna i de lagrade handlingarna motsvarar uppgifterna i systemet som behandlar klientuppgifter.

Vem får fungera som arkivarie?

Det finns inget entydigt svar på detta, eftersom organisationen själv bestämmer vem den utser till arkivarie. I princip kan vem som helst som har ett certifikatkort fungera som arkivarie. I praktiken bör man emellertid utse en person som är tillräckligt insatt i Kanta-tjänstehelheten och i dokumentationen av patient- och klientuppgifter. Arkivarien är också en av granskarna vid ibruktagningsprov, och därför bör personen som utses ha tillräckliga kunskaper för uppgiften i fråga.

Arkivarierna kan också vara fler än en, och en och samma person kan vara arkivarie för flera personuppgiftsansvariga.

Hur får jag rätt att fungera som arkivarie?

För att den person social- och hälsovårdsorganisationen utsett ska få rätt att fungera som arkivarie ska en representant för organisationen anmäla personen som arkivarie till Kanta Extranätet.

Gör så här på Kanta Extranätet:

1. Ange kontaktinformation och certifikatkortets nummer för den blivande arkivarien.
2. Lägg till rollen som arkivarie för personen.

Den person som utsetts till arkivarie får därefter adressen till Arkivariens användargränssnitt och kan börja använda användargränssnittet.

Varifrån får jag adressen till Arkivariens användargränssnitt?

Organisationen får adressen till Arkivariens användargränssnitt när den har infört Klientdataarkivet för socialvården eller Patientdataarkivet. När en organisation har godkänts som Kanta-tjänsternas kund skickas användargränssnittets adress via e-post till organisationens administrativa kontaktperson. Den administrativa kontaktpersonen ger adressen till arkivarien. Användargränssnittets adress skickas bara en enda gång och därför är det viktigt att spara den.

Vår arkivarie går snart i pension. Hur ska vi göra då?

När en social- och hälsovårdsorganisations arkivarie byts ut måste man komma ihåg att

• anmäla den nya personen som arkivarie via Kanta Extranätet
• ge den nya arkivarien adressen till Arkivariens användargränssnitt.

Vill du veta mer? Bekanta dig med utbildningsinspelningarna

Den 19 maj 2021 har vi publicerat utbildningsinspelningar om Arkivariens användargränssnitt. Utbildningarna riktar sig till professionell social- och hälsovårdspersonal. De situationer som demonstreras i inspelningarna har sammanställts på basis av de vanligaste frågorna från kundernas sida.

Du får lära dig mer om användargränssnittet och dess funktioner, bland annat hur man gör sökningar och makulerar handlingar. I inspelningen för hälso- och sjukvården får du också lära dig hur man med hjälp av användargränssnittet kan utreda en situation där en patient inte hittar sina uppgifter på Mina Kanta-sidor.

• Inspelningarna för socialvården finns på sidan Utbildning inom socialvården.
• Inspelningarna för hälso- och sjukvården finns på sidan Utbildning inom hälso- och sjukvården.

Läs mer

• På sidan​​​ ​​Arkivariens användargränssnitt finns bruksanvisning för användargränssnittet samt ytterligare information.