Namnen på följande Kanta-tjänster ändras i maj 2024
Vi uppdaterar ändringarna på kanta.fi i etapper.
- Patientdataarkivet ⇒ Patientdatalagret
- Klientdataarkivet för socialvården ⇒ Socialvårdens klientdatalager
- Arkivet över bildmaterial ⇒ Datalagret för bildmaterial.
Den personuppgiftsansvarige ansvarar för förvaringen av sina gamla klient- och patientuppgifter. När de sparas i Kanta-tjänsterna som gamla uppgifter tar FPA över ansvaret för förvaringen av handlingarna. Den personuppgiftsansvariges andra skyldigheter ändras inte. Efter arkiveringen kan handlingarna raderas ur källsystemet.
Gamla klient- och patientuppgifter arkiveras i Kanta-tjänsterna så här:
- I tjänsten Arkivet för gamla patientuppgifter arkiveras
- patientuppgifter från hälso- och sjukvården, uppgifter om mun- och tandvård och uppgifter om företagshälsovård
- patientuppgifter som registreras i samband med socialservice.
- I Socialvårdens klientdatalager (f.d. Klientdataarkivet för socialvården) arkiveras
- klientuppgifter från socialvården (ingen separat tjänst för gamla klientuppgifter).
I Kanta-tjänsterna kan man inte arkivera
- administrativt datainnehåll
- gammalt bildmaterial.
Så gör du när ett system tas ur bruk
När ett system tas ur bruk framskrider arkiveringen av gamla uppgifter i Kanta-tjänsterna successivt. Det finns stödmaterial för arkiveringen:
Kartlägg nuläget
Systemet kan innehålla patientuppgifter, klientuppgifter från socialvården och administrativa uppgifter. Gå igenom materialet i systemet och beskriv målbilden för arkiveringen. Beskriv målbilden till exempel i en informationsstyrningsplan (TOS) eller en arkivbildningsplan (AMS). Ta hänsyn till följande aspekter:
- Vilka uppgifter behöver arkiveras?
- Var förvaras uppgifterna (till exempel administrativ information)?
- Användningen av uppgifterna efter arkiveringen
- Behandlingen av uppgifterna efter att förvaringstiden gått ut
- Mer information om förvaringstider och gallringsbeslut finns på Riksarkivets webbplats (kansallisarkisto.fi) och i kunduppgiftslagen (finlex.fi).
Principerna för arkivering av socialvårdshandlingar beskrivs i Handboken om Kanta-tjänsterna i avsnitt 11.5 (yhteistyotilat.fi, endast på finska).
THL besvarar frågor om handlingsmodeller för gamla uppgifter och om innehållsaspekter: sotetiedonhallinta@thl.fi.
Planering
- Välj systemleverantör för arkiveringsprojektet. Konkurrensutsätt projektet vid behov.
- När du ingår avtalet, beakta möjligheterna att använda gamla uppgifter i vårdsituationer och när kunder begär information.
- Se till att det under arkiveringsprojektet finns tillräcklig kompetens och insikt i det system som ska arkiveras. Avsätt tillräckliga resurser för projektet.
- Schemalägg projektet.
- Ta reda på vilka arkiveringsalternativ det finns för arkivering av administrativa uppgifter.
Arkivering
- Ta i bruk tjänsten Arkivet för gamla patientuppgifter eller Socialvårdens klientdatalager (f.d. Klientdataarkivet för socialvården) om du inte har gjort det tidigare. Mer information om att införa tjänsterna:
- Kom överens med systemleverantören om hur materialet ska väljas ut och bildas. Systemleverantören plockar de gamla uppgifterna från källsystemet och bildar materialet i den form som anges i specifikationerna.
- Om målet är att ta systemet ur bruk ska du se till att administrativa uppgifter arkiveras vid behov.
Läs mer
Användningen av uppgifterna efter arkiveringen
En omsorgsfullt utarbetad informationsstyrningsplan (TOS) eller arkivbildningsplan (AMS) stöder användningen av uppgifterna.
Du kan använda gamla uppgifter i vård- och servicesituationer med ett lämpligt informationssystem eller med ett separat visningsprogram som tillhandahålls av systemleverantören. Kanta-tjänsterna tillhandahåller inget visningsprogram för visning av gamla uppgifter.
Se till att personalen har tillräcklig kompetens för att använda gamla uppgifter. Vid behov kan du be om mer information och utbildningar av er systemleverantör.
I egenskap av personuppgiftsansvarig måste du kunna rätta eller makulera material i dina register och besvara begäranden om uppgifter. I Arkivariens användargränssnitt kan du endast granska och makulera handlingar. Det krävs ett separat system för att rätta en handling. Du kan fråga din systemleverantör.
Efter ett framgångsrikt arkiveringsprojekt kan du välja att avstå från informationssystem och gamla databaser som du använt tidigare.