I samband med köpta tjänster inom hälso- och sjukvården är det viktigt att se till att tjänsteproducenten behandlar och överför patientuppgifterna på rätt sätt till tjänstens beställare. Patientdataarkivets fullmakt för köpta tjänster underlättar och försnabbar de här processerna.
Användningen av köpta tjänster och servicesedlar fortsätter att öka inom hälso- och sjukvården. Samtidigt väcks det också oftare än förut frågor kring vem patientuppgifterna som uppkommer inom den köpta tjänsten tillhör och hur de ska behandlas korrekt.
Hur hålls uppgifterna isär, när en tjänsteproducent har både köptjänstkunder och egna kunder?
Tjänsteproducentens patientdatasystem måste kunna hålla isär journalhandlingar som uppkommit inom producentens egen verksamhet och journalhandlingar som producerats som köptjänst. Uppgifter som producerats som köptjänst ska kunna dokumenteras i patientdatasystemet i särskilda register för de enskilda beställarna.
Det måste också beaktas att när köptjänsten har upphört får tjänsteproducenten förvara de patientuppgifter som producerats i samband med köptjänsten endast så länge observationen, faktureringen och statistikföringen pågår. Efter det ska tjänsteproducenten utplåna uppgifterna.
Kan köptjänstproducenten spara patientuppgifterna i sitt eget register i Patientdataarkivet?
En tjänsteproducent får inte spara patientuppgifter som producerats som köptjänst i sitt eget register i Patientdataarkivet.
I samband med köpta tjänster vårdas kunden alltid för tjänstebeställarens räkning, och de patientuppgifter som uppkommit i samband med vården hör därför till beställarens patientregister. Om Patientdataarkivet har tagits i bruk ska köptjänstparterna se till att de patientuppgifter som producerats som köptjänst lagras i beställarens register också i Patientdataarkivet.
I samband med köpta tjänster vårdas kunden alltid för tjänstebeställarens räkning, och de patientuppgifter som uppkommit i samband med vården hör därför till beställarens patientregister.
Uppgifterna sparas i Patientdataarkivet av antingen köptjänstproducenten eller beställaren, beroende på vilka tekniska metoder som står till förfogande och vad man har kommit överens om i det inbördes köptjänstavtalet.
Hur överförs patientuppgifter som producerats som köptjänst till beställarens register?
Det enklaste sättet är att använda fullmakt för köpta tjänster, som är en funktion i Patientdataarkivet. När båda parterna använder funktionen fullmakt för köpta tjänster, kan producenten spara patientuppgifter som producerats som köptjänst direkt i beställarens register i Patientdataarkivet från sitt eget informationssystem. Köptjänstbeställaren ser uppgifterna i Patientdataarkivet.
När båda parterna använder funktionen fullmakt för köpta tjänster, kan producenten spara patientuppgifter som producerats som köptjänst direkt i beställarens register i Patientdataarkivet från sitt eget informationssystem.
Om fullmakt för köpta tjänster ännu inte är i bruk, måste patientuppgifterna som producerats som köptjänst förmedlas och arkiveras i Kanta på annat sätt. I köptjänstavtalet mellan beställaren och producenten måste man komma överens om de här behandlingssätten.
Exempel på andra sätt att förmedla och arkivera uppgifter som uppkommit i samband med köptjänster:
Producenten har tillgång till tjänstebeställarens patientdatasystem, med vilket patientuppgifterna dokumenteras och direkt sparas också i beställarens register i Patientdataarkivet.
Producenten skickar de överenskomna handlingarna t.ex. via post eller krypterad e-post till beställaren, som ser till att uppgifterna dokumenteras i det egna patientdatasystemet och därifrån lagras i Patientdataarkivet.
Varför lönar det sig att börja använda fullmakt för köpta tjänster?
Att skicka patientuppgifter som uppkommit i samband med köptjänster från en plats till en annan och arkivera dem i rätt register är inte bara besvärligt utan också dyrt. Patientdataarkivets funktion fullmakt för köpta tjänster har planerats för att underlätta och försnabba de här processerna.
Det är inte obligatoriskt att ta i bruk funktionen, men fördelarna talar för sig. Användningen av fullmakt för köpta tjänster gör att elektroniska patientuppgifter kan förmedlas snabbt och informationssäkert. När dataöverföringen automatiseras slipper man många manuella och tidsödande processer samt extra kostnader.
Hur går det till att börja använda fullmakt för köpta tjänster?
Funktionen fullmakt för köpta tjänster kan tas i bruk när
vardera köptjänstparten använder Patientdataarkivet
vardera partens patientdatasystem stöder de nödvändiga funktionerna i samband med fullmakt för köpta tjänster.
Man kan fråga sin egen systemleverantör om läget i fråga om patientdatasystemen, eller kolla olika systems beredskap på Kanta-tjänsternas samtestningssida.
Om de ovan nämnda grundförutsättningarna uppfylls lönar det sig att så fort som möjligt börja tänka på att införa funktionen fullmakt för köpta tjänster. Man måste avdela tillräckligt med tid för förberedelserna för införandet.
Före införandet ska personalen utbildas om verksamhetsmodellerna för fullmakten för köpta tjänster, eftersom användningen av fullmakten innebär en betydande förändring i de invanda verksamhetsrutinerna. Själva användningen av fullmakten för köpta tjänster är ändå enkel.
